【作業効率向上】単語登録機能でメール作成時間を半減させる裏技!

【作業効率向上】単語登録機能でメール作成時間を半減させる裏技!
【記事内容】作業効率を改善したい方に向けて、その一例として単語登録機能を使ってメール時間を短縮できる方法をご紹介します。

 

こんにちは。筆者のma2ka(マニカ)です。

今回はWindowsのデフォルト機能である『単語の登録』機能を利用してメールの作成時間を半減させる方法をご紹介します。
(記事の最後にMac版の方法についても併せてご紹介致します)

 


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『単語の登録』機能とは?

ご存じの方も多いと思いますが、Windowsにデフォルトで付いている機能で、通常は変換されない単語を自分でWindowsの辞書に登録して変換できるようにする機能になります。

 

単語の登録方法はめっちゃ簡単です。手順は以下の通り。

①Windowsの画面下にあるタスクバーの赤丸の『あ』の所を右クリック(IMEのオプションを表示)。

 

②下の図の画面で『単語の登録(O)』をクリック。

 

③登録した単語を『単語(D):』の欄に記入し、読み方を『よみ(R):』の欄に記入して、最後に『登録(A)』をクリックすれば単語が新しく辞書に登録されます。

登録した単語は②の『ユーザー辞書ツール』を選択すれば、いつでも編集が可能です。

 

この機能を使って、普通に変換されない単語(業界の専門用語や技術用語)を登録されている方も結構いらっしゃるかと思います。

と、ここまでは一般的な単語の登録の方法になりますが、次章で裏技的使い方をご紹介したいと思います。

 

定型文を単語として登録

下の図のように、定型文を単語として登録する事ができます。その際にミソとなるのは、読み方は『シンプルで短い言葉にする事』です。単語の登録は最大60文字まで可能です。

 

下の図では、単語として『いつもお世話になっております。〇〇化学の〇〇と申します。』として、読み方としては『おせわ』で登録します。

私の場合、読み方が『おせわ』で、もう一つ単語登録(定型文登録)をしているのですが、『いつもお世話になっております。商品開発部の〇〇です。』というフレーズです。

 

察しの良い方は気づいたかと思いますが、これがメールではめちゃめちゃ重宝します。

社内外にメールする際、必ず冒頭の定型文が上記のような『いつもお世話になっております。~の〇〇です。』という形かと思います。

 

この冒頭の定型文を『おせわ』と入力するだけで下の図のように定型文が出てくるので、全文入力しなくても長文をすぐにメール文面に出力する事ができます。

上記のメール冒頭の定型文を単語登録するというのはあくまで一例です。

また、メールの最後の決まり文句である『よろしくお願い致します』、『お手数おかけしますが、、、』、『お時間頂戴して大変恐縮ではございますが、、、』なんかも『よろしく』と入力すれば、候補となる上記の『定型文』が出てくるようにしています。

 

 

他にも良くやり取りするお取引先様やお客様がいる場合、私の場合はタイピングで『Aしょう』と入力すると『A商事㈱  A様』、『A商事㈱  B様』、『A商事㈱  C様』が変換リストとして出てくるようにしています。

メールの冒頭の宛名を入れる際に、すぐに名前を入れられる事ができて時短に役立ちます。

 

この他には、『てる』とタイプして変換すると内線電話番号外線電話番号が変換リストに出てくるようにもしています。

 

要するに、よくタイプする定型文は基本的にもっと短い言葉を入力すると変換リストに出てくるようにしています。

 

この手法をやりはじめてから、社内外へのメール作成速度が格段に速くなりました!!

 

他の使い道としては、たま~にの出張の際に利用するJALやANAの会員番号や会社で利用するID関係を登録しておいて備忘録的な辞書という感じでも利用しています。

 

Macユーザー向け

Macをお使いの方も単語登録を利用している方は結構いらっしゃるかと思いますが、簡単にご説明したいと思います。

①デスクトップ画面上のタスクバーの右側に赤枠で囲った『あ』のアイコンがあるのでそこを右クリックし、『ユーザー辞書を編集』をクリック。

 

②下の図のユーザー辞書にて、+をクリックして、『入力』の欄に読み方を、『変換』の欄に登録したい単語(定型文など)を入力すればOKです。

 

まとめ

という事で、今回はWindowsのデフォルト機能である『単語の登録』機能を利用してメールの作成時間を半減させる方法をご紹介させて頂きました。(記事の最後におまけ程度でMac版の方法についても触れさせて頂きました)

 

業務の一つであるメール作業ってけっこう時間を食われる事が多いですが、やっかいなのが、1個のメールの作業時間はそんなに長くないので時間を使っている感覚があまりない事。

しかし、1日のスパンで考えるとかなりの量のメールを処理をしていて、その時間を合算するとボディブローのごとく、ジワジワと作業時間を食われています。

 

そんなメール作業ですが、アイディア次第で作業時間を短縮して業務の改善が可能です!

そういう訳で、今回ご紹介した内容が読んで頂いた方の参考に少しでもなれば幸いです。

 

以上、今日はここまで。それでは~。

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